Система регистрации иностранцев "Электронный курьер" эконономит петербургским гостиницам время и деньги

107 гостиниц Петербурга на сегодняшний день подключены к системе учета иностранных граждан «Электронный курьер», которая позволяет, не покидая отеля, осуществить регистрацию иностранного гостя в миграционной службе в течение нескольких минут.

Благодаря «Электронному курьеру» сотрудники отелей избавились от необходимости ежедневно относить документы в отделение УФМС или на почту, где за доставку одного пакета документов необходимо заплатить сумму от 118 рублей. Отельеры теперь не зависят от расписания работы отделений миграционной службы, и даже если гости прибывают ночью – ничто не мешает произвести регистрацию вовремя.

Уже внедрили систему такие гиганты питерского гостиничного бизнеса, как «Пулковская», «Амбассадор», «Рэдиссон САС», «Санкт-Петербург», а также небольшие отели. Интерес одних, в первую очередь, связан с возможностью быстро обрабатывать информацию, особенно если количество ежедневно прибывающих иностранцев в период «высокого сезона» доходит до нескольких сотен. Для мини-отелей существенную роль играет экономия средств – теперь регистрация одного постояльца обходится всего в 60 рублей, а в затратах на курьерские услуги при доставке документов и вовсе нет необходимости. Названная сумма покрывает расходы по обслуживанию системы и обеспечению передачи информации (нечто сродни работе оператора мобильной связи), так что свое название «Электронный курьер» система вполне оправдывает.

Система «Электронный курьер» разработана Санкт-Петербургским информационно-аналитическим центром (СПб ИАЦ) в соответствии с Соглашением между УФМС по Санкт-Петербургу и Ленобласти и Комитетом по информатизации и связи Санкт-Петербурга.

Сама система предоставляется бесплатно. Отельеры единовременно оплачивают только ПО для обеспечения безопасности при передаче информации и ключи, необходимые для использования электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет придать юридический статус обмену электронными документами.

Пользоваться программой чрезвычайно просто. Весь процесс состоит из нескольких этапов: сканирование документов, заполнение необходимых форм, часть информации в которые вносится автоматически, пересылка через Интернет в базу УФМС и получение в ответ уведомления о регистрации. Эти нехитрые операции вполне по силам любому сотруднику

Внедрение любой системы – новой или уже апробированной – процесс всегда сложный. Трудности, с которыми столкнулись питерские гостиницы, связаны в первую очередь не с работой системы, а с недостаточной подготовленностью персонала отелей. Так, администраторы подчас не знают, как заполнять те или иные поля в уведомлении о прибытии иностранных граждан, и, как следствие, грешат на несовершенство самой системы. «Электронный курьер» жестко формализует процесс, который ранее, возможно, осуществлялся хаотично. Сбои в самой системе, безусловно, тоже случаются, но с этой «болезнью роста» справляется служба технической поддержки, работающая как в будние, так и в выходные дни.

«Мы запустили систему в эксплуатацию четыре месяца назад. Это слишком малый срок, чтобы учесть все возможные ситуации, связанные с процессами учета иностранных граждан в гостиницах Санкт-Петербурга, - комментирует ситуацию заместитель директора СПб ИАЦ А.В. Свистунов. – Работы по совершенствованию системы ведутся постоянно, и мы всегда открыты конструктивному общению с пользователями. Важно понимать, что система направлена на учет интересов обеих сторон - гостиниц и УФМС, ,- которые стремятся сделать свое взаимодействие оптимальным».

На сегодняшний день СПб ИАЦ, осуществляющий установку и поддержку системы, ведет работы по подключению практически постоянно. 30 гостиниц города находятся в листе ожидания, не считая санаториев и домов отдыха Ленинградской области. И это притом, что предложенная городскими властями альтернатива для обеспечения процесса регистрации иностранцев не является обязательной. Гостиница сама выбирает, продолжать ли ей «ходить пешком» или возложить это бремя на «Электронного курьера».